Aplikasi Kas Kecil

Kas: adalah alat pembayaran yang sah, memiliki 2 kriteria, yaitu:

1.Tersedia; berarti kas harus ada dan dimiliki serta dapat digunakan sehari-hari sebagai alat pembayaran untuk kepentingan perusahaan

2.Bebas; setiap item dapat diklasifikasikan sebagai kas, jika diterima umum sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya.

Kas meliputi: Uang tunai (kertas/logam) baik yang ada ditangan perusahaan (Cash in hand) atau ada di bank (bank), Cek, demand deposit, money order dll.

Sifat/karakteristik kas :

 

oAktif tapi tidak produktif; untuk memperoleh rentabilitas, kas tidak boleh dibiarkan menganggur (idle cash). Untuk memperoleh pendapatan, kas harus diubah terlebih dahulu menjadi persediaan, piutang dst. Tetapi juga tdk diperkenankan seluruh kas diubah bentuknya, karena perusahaan akan kesulitan beroperasi apbl tidak disediakan kas yang memadai. Dari kondisi ini maka manajemen harus mampu menciptakan adanya keseimbangan antara kedua kepentingan tersebut.

oTidak memiliki identitas kepemilikan, sehingga mudah dipindah tangankan. Dengan kondisi ini maka manajemen harus yakin bahwa:

          - Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan

          - Semua uang yang seharusnya diterima, benar2 diterima

      - Tidak ada penyalahgunaan terhadap uang milik perusahaan

Perencanaa Kas 

 

Aspek utama perencanaan kas adalah penyusunan anggaran kas. Manajer harus menyiapkan daftar kegiatan untuk menimbulkan kas (pembelanjaan) dan kegiatan menggunakan kas (pengoperasian dan penginvestasian). Dengan kata lain manajer harus membuat proyeksi Cash in flow, Cash out flow dan balance (saldo)

Agar tujuan tercapai, ada 2 hal yang harus dilakukan:

1.Menentukan sumber penerimaan kas, misal; kas dari operasi rutin, kas dari pelunasan utang jangka panjang, investasi dari pemilik, penjualan aktiva tetap, mengeluarkan obligasi dll

2.Menentukan rencana penggunaan kas, misal; pembayaran dividen, pembayaran utang jangka panjang, pembelian aktiva tetap, membayar gaji karyawan, dll

Berdasarkan 2 hal tadi maka manajemen dapat mengetahui seberapa besar kas yang dibutuhkan atau seberapa besar kas yang menganggur, selanjutnya dapat ditentukan langkah selanjutnya terhadap kas yang berlebihan/menganggur

 

 Kas Kecil (Petty Cash)

Adalah dana yang dibentuk untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan dan jumlahnya relatif kecil

 

Metode pencatatan Kas Kecil terdiri dari :  

  1. Sistem dana tetap

(imprest fund system)

2. Sistem dana berfluktuasi

(Fluctuating fund system)

 

Sistem dana tetap

Pembentukan dana kas kecil Kasir kas kecil diberikan sejumlah uang. Pada saat kas kecil hampir habis kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil selalu sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. 

  Sistem dana berfluktuasi

Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi jumlah kas kecil, diantaranya:

(1) Pembentukan dana kas kecil, (2) Penggunaan/pengeluaran dana kas kecil, (3) Pengisian dana kas kecil, (4) penambahan dana kas kecil, maupun (5) pengurangan/penarikan kembali  dana kas kecil.

Pencatatan dilakukan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan s.d. saat pengisian kembali dana kas kecil (spt pada sisitem dana tetap). Akun kas kecil pada dasarya harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.

Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal khusus (tersendiri)

Resepsionis

Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

5. Membuat laporan secara periodik

6. Melakukan tugas-tugas resepsionis lainnya

 

Menjadi resepsionis yang baik 

 

resepsionis adalah penerima tamu atau juga penerima telepon di suatu perusahaan. Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.

1. Jangan biarkan tamu menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu.
2. Jangan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang bisa mendengarnya).
3. Sebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Misal membuka plastik dagangan, mengocok undian arisan, dan lain-lain.
4. Singkirkan pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja monitor komputer anda.
5. Jangan mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
6. Jangan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman anda.

 

sifat yang harus dimiliki seorang resepsionis

Persisten. Gigih. Ini yang pertama. Karena seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang.
Baik dan ramah. Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.
Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan. Karena itu resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Makanya, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel artinya pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Biasanya juga, mereka adalah pribadi yang SKSD: “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti ini akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.
Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh yang dapat membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya! Wajar, ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.
Demikian empat hal yang akan memperkuat kinerja, posisi dan karir seorang resepsionis di dalam perusahaan. Empat hal yang sebenarnya semua resepsionis pasti punya, tetapi dalam kadar yang berbeda-beda. Padahal, kadar tersebut yang akan memperkuat citra profesional seorang resepsionis. Berminat menjadi resepsionis? Sebaiknya anda terapkan empat kriteria di atas.

Pelayanan Prima

Hakikat dan Pengertian Pelayanan Prima

 A. Hakikat dan Pengertian Pelayanan Prima

Secara sederhana, pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas. Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat.

Dalam pelayanan prima terdapat dua elemen yang saling berkaitan, yaitu pelayanan dan kualitas. Kedua elemen tersebut sangat penting untuk diperhatikan oleh tenaga pelayanan (penjual, pedagang, pelayan, atau salesman). Konsep pelayanan prima dapat diterapkan pada berbagai organisasi, instansi, pemerintah, ataupun perusahaan bisnis.

Terdapat beberapa definisi tentang kualitas pelayanan yang dikemukakan oleh para ahli. Dan dari sejumlah definisi tersebut terdapat beberapa kesamaan, yaitu:

1. kualitas merupakan usaha untuk memenuhi harapan pelanggan
2. kualitas merupakan kondisi mutu yang setiap saat mengalami perubahan
3. kualitas itu mencakup proses, produk, barang, jasa, manusia, dan lingkungan
4. kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Vincent Gespersz menyatakan bahwa kualitas pelayanan meliputi dimensi-dimensi sebagai berikut:
a. Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses.
b. Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pelayanan.
c. Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis.
d. Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan.
e. Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas pendukung lainnya.
f. Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan informasi, dan petunujuk/panduan lainnya.
g. Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu, fasilitas musik, AC, alat komunikasi, dan lain-lain.

B. Definisi

 

1. Pelayanan adalah suatu kegiatan atau suatu urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung dengan manusia atau mesin secara fisik untuk menyediakan kepuasan konsumen. (Lehtinen 1983 p. 21). Pelayanan adalah sesuatu yang dapat diperjualbelikan dan bahkan tidak dapat dihilangkan (Gumehsoson Th. 1987 p. 22)

 

2. Pelayanan Umum adalah segala bentuk kegiatan pelayanan umum yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah di Pusat, di Daerah dan di Lingkungan BUMN/BUMD, dalam bentuk barang dan jasa, baik dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundangan (SK Menpan No. 81 /1993 tentang Pedoman Tata laksana Pelayanan Umum) maupun dalam proses interaksi sosial masyarakat luas

Berarti pelayanan umum dapat diartikan memproses pelayanan kepada masyarakat / customer, baik berupa barang atau jasa melalui tahapan, prosedur, persyaratan-persyaratan, waktu dan pembiayaan yang dilakukan secara transparan untuk mencapai kepuasan sebagaimana visi yang telah ditetapkan dalam organisasi.

 

3. Pelayanan Prima, sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan pelanggan / masyarakat, maka diperlukan persyaratan agar dapat dirasakan oleh setiap pelayan untuk memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan wajar dalam setiap transaksi.

 

4. Pemberi  pelayanan adalah pejabat / pegawai instansi pemerintah atau swasta yang melaksanakan tugas dan fungsi dibidang pelayanan.

 

5. Penerima  Pelayanan adalah orang atau badan hukum/yayasan yang menerima pelayanan umum

 

6. Tata Kerja      adalah cara-cara pelaksanaan kerja seefektif dan seefisien mungkin tentang suatu tugas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan lebih dahulu yang menggunakan peralatan, fasilitas, tenaga, waktu, ruang, metode  dan biaya yang tersedia.

 

7. Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.

 

8. Sistem Kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk suatu kebulatan pola kerja tertentu dalam rangka mencapai hasil kerja yang diharapkan.

 

9. Wewenang    adalah hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang pelayanan umum

 

 

C. Unsur-Unsur Pelayanan Prima

Apapun pelayanan kepada masyarakat tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, prosedur  dan kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai makna mutu pelayanan  yang :

 

1.  Memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas dan prosedur yang  ditetapkan untuk penyelesaian setiap tugas dalam pemberian pelayanan.

2. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap keinginan orang yang menerima    pelayanan merasa puas, berkualitas dan tepat waktu dan biaya terjangkau.

 

Unsur-unsur kualitas pelayanan al :

 

1. PENAMPILAN.  Personal dan fisik sebagaimana layanan kantor depan (resepsionis) memerlukan persyaratan seperti : wajah harus menawan,  badan harus tegap / tidak cacat, tutur bahasa menarik,  familiar dalam perilaku, penampilan penuh percaya diri, busana harus menarik

           

2. TEPAT WAKTU  & JANJI. Secara utuh dan prima petugas pelayanan dalam menyampaikan perlu diperhitungkan janji yang disampaikan kepada pelanggan bukan sebaliknya selalu ingkar janji. Demikian juga waktu jika mengutarakan 2 hari selesai harus betul-betul dapat memenuhinya.

 

3. KESEDIAAN MELAYANI. Sebagaimana fungsi dan wewenang harus melayani kepada para pelanggan, konsekuensi logis petugas harus benar-benar bersedia melayani kepada para pelanggan.

 

4. PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN. Sebagai syarat untuk melayani dengan baik, petugas harus mempunyai pengetahuan dan keahlian. Disini petugas pelayanan harus memiliki tingkat pendidikan tertentu dan pelatihan tertentu yang disyaratkan dalam jabatan serta memiliki pengalaman yang luas dibidangnya.

 

5. KESOPANAN & RAMAH TAMAH. Masyarakat pengguna jasa pelayanan itu sendiri dan lapisan masyarakat baik tingkat status ekonomi dan sosial  rendah  maupun tinggi terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan masyarakat dituntut adanya keramahtamahan yang standar dalam melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam bertutur kepada pelanggan.

 

6. KEJUJURAN DAN KEPERCAYAAN. Pelayanan ini oleh pengguna jasa dapat dipergunakan berbagai aspek, maka dalam penyelenggaraannya harus transparan dari aspek kejujuran, jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam pembiayaan dan jujur dalam penyelesaian waktunya. Dari aspek kejujuran ini petugas pelayanan tersebut dapat dikategorikan sebaga pelayanan yang dipercaya dari segi sikapnya, dapat dipercaya dari tutur katanya, dapat dipercaya dalam menyelesaikan akhir pelayanan sehingga otomatis pelanggan merasa puas. Unsur pelayanan prima dapat ditambah unsur yang lain.

 

7. KEPASTIAN HUKUM. Secara sadar bahwa hasil pelayanan terhadap masyarakat yang berupa surat keputusan, harus mempunyai legitimasi atau mempunyai kepastian hukum. Bila setiap hasil yang tidak mempunyai kepastian hukum jelas akan mempengaruhi sikap masyarakat, misalnya pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat hukum akan mempengaruhi kredibilitas instansi yang mengeluarkan surat legitimasi tersebut.

 

8. KETERBUKAAN. Secara pasti bahwa setiap urusan / kegiatan yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mempengaruhi unsur-unsur kesederhanaan, kejelasan informasi kepada masyarakat.

 

9. EFISIEN. Dari setiap pelayanan dalam berbagai urusan, tuntutan masyarakat adalah efisiensi dan efektifitas dari berbagai aspek sumber daya sehingga menghasilkan biaya yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta hasil kualitas yang tinggi. Dengan demikian efisiensi dan efektifitas merupakan tuntutan yang harus diwujudkan dan perlu diperhatikan secara serius.

 

10. BIAYA. Pemantapan pengurusan dalam pelayanan diperlukan kewajaran dalam penentuan pembiayaan, pembiayaan harus disesuaikan dengan daya beli masyarakat dan pengeluaran biaya harus transparan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

 

11. TIDAK RASIAL. Pengurusan pelayanan dilarang membeda-bedakan kesukuan, agama, aliran dan politik dengan demikian segala urusan harus memenuhi jangkauan yang luas dan merata.

 

12. KESEDERHANAAN. Prosedur dan tata cara pelayanan kepada masyarakat untuk diperhatikan kemudahan, tidak berbelit-belit dalam pelaksanaan.

 

D. Perilaku Yang Mencerminkan Pelayanan Prima

 

1.       MENGETAHUI VISI

Dalam menetapkan visi harus melakukan sebagai berikut :

a. Gambaran masa depan yang akan dicapai oleh organisasi

b. Karakteristik organisasi

c. Bagaimana mencapai keberhasilan

d. Bagaimana mengemukakan keutamaan visi yg akan   dicapai

e. Bagaimana mencapai masa depan

f. Bagaimana membentuk interest bersama dlm masyarakat

g. SDM yang unggul dan bermental diberi makna kebanggaan  setiap melaksanakan tugas dengan hasil yang baik

h. Secara bersama menumbuhkembangkan keunggulan kompetitif

 

2. MISI

Dalam menjabarkan visi harus  menyusun/menetapkan  misi suatu organisasi yaitu  tentang pokok-pokok kegiatan mengoperasionalkan fungsi arah yang terukur.

 

3.  MENCAPAI SASARAN

Untuk mencapai sasaran hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

 

            * Sasaran Jelas & Pasti  * Tertulis

            * Efisien                                    * Harus Jelas & mudah  dipahami

            * Ekonomis                               * Kualitas Merata

            * Adil                                        * Biaya Minimum

            * Tepat Waktu                           * Seimbang

 

E. Hakekat Pelayanan Umum

 

Mengingat ruang lingkup pelayanan umum yang diberikan oleh instansi/ lembaga sangat luas dan kompleks baik menurut jenis maupun sifat maka upaya menetapkan dasar-dasar pelayanan umum tersebut merupakan hal yang mendasar & sangat perlu untuk mengatasi kompleksitas tersebut. Sehingga pelayanan umum dapat digambarkan sbb :

1. Meningkatkan kualitas dan produktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi instansi/lembaga di bidang pelayanan umum.
2. Mendorong agar dapat mengefektifkan sistem dan tata laksana pelayanan, sehingga pelayanan umum dapat diselenggarakan secara lebih berdaya guna dan berhasil guna.
3. Mendorong terciptanya kreatifitas, prakarsa dan peran serta masyarakat utk mencapai pembangunan serta meningkatkan kesejahteraan masyarakat luas.